e-Arşiv Fatura Nasıl Düzenlenir? e-Arşiv Fatura Nedir?

Dijital dönüşüm ya da daha çok bilinen ismiyle e-dönüşüm, günümüzde hemen hemen tüm firmalar tarafından uygulanıyor. E-dönüşüm hizmetleri kapsamında bulunan e-arşiv fatura da oldukça yaygınlaşmış durumda. Peki e-arşiv fatura nedir, nasıl düzenlenir, iptali mümkün mü ve e-fatura ile arasındaki farklar neler? Tüm bu soruların cevaplarını bu yazının devamında sizler için cevaplamaya çalıştık...

e-Arşiv Fatura Nedir?

Vergi Usul Kanunu’nda belirtilmiş olduğu üzere kağıt ortamında düzenlenmesi gereken, muhafaza ve ibraz edilme zorunluluğu bulunan faturaların, 433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’ne uygun olacak şekilde elektronik ortamda düzenlenmesine olanak sağlayan, e-dönüşüm hizmetleri kapsamında bulunan bir uygulamadır. İşletmelerin ya da şahısların söz konusu uygulamadan yararlanmak için 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği üzerinde belirtilmiş olan şartlara uygun şekilde, e-fatura sistemine kayıtlı olması gerekmektedir. Eğer bir fatura e-fatura sistemine kayıtlı olmayan bir mükellef için oluşturulacak ise, e-arşiv fatura olarak adlandırılır.

e-Arşiv faturası olarak oluşturulmuş olan faturalar, Gelir İdaresi Başkanlığı sistemi üzerinden alıcısına ulaştırılmaz. Bu faturalar internet ortamından gönderilebileceği gibi, gerektiği durumlarda kağıt olarak gönderilebilir. Herhangi bir ay içerisinde oluşturulmuş olan faturalar, takip eden ayın 1’ile 15’i arasındaki, Gelir İdaresi Başkanlığı’na arşiv raporları ile birlikte bildirilmelidir. Aynı zamanda bu fatura sisteminden yararlanmakta olan mükellefler irsaliyeli fatura kesememektedir.

e-Arşiv Fatura Nasıl Düzenlenir?

Fatura kesmek isterseniz, bunu gerçekleştirebileceğiniz özel entegrasyon ve bilgi işlem sistemi entegrasyonu olmak üzere iki farklı yöntem bulunur. Üçüncü bir yöntem olarak da GİB Portal kullanılabilir. Bu yöntemlerin ne şekilde kullanıldığını sırasıyla şu şekilde açıklayabiliriz:

Özel Entegrasyon Yöntemi: Eğer bir mükellefin Gelir İdaresi Başkanlığından almış olduğu özel entegrasyon izni bulunuyorsa, bilgi işlem sistemi üzerinden bu fatura uygulamasından faydalanabilir. Bunun için firmaların sahip oldukları mali mühür sertifikası ile herhangi bir entegratör firmaya başvuru yapması gerekmektedir. Özel entegratör bir firmaya başvuran mükellefler, sonradan Gelir İdaresi Başkanlığına başvuruda bulunamazlar, dolayısıyla ikisinden birini tercih etmeleri gerekir.

Bilgi İşlem Sistemi Entegrasyonu Yöntemi: Eğer bir işletmenin kendi bilgi işlem seviyeleri e-arşiv fatura uygulaması yapabilecek yeterlilikte ise, gerekli entegrasyon işlemlerini sağlamaları halinde tüm fatura işlemlerini kendi bilgi işlem sistemleri üzerinden yapabilir. Bu yöntemden faydalanabilmek için Gelir İdaresi Başkanlığına başvurarak, başkanlığın istemiş olduğu tüm testlerden geçmiş olmak gerekir.

GİB Portal: Gelir İdaresi Başkanlığının sunmuş olduğu portal üzerinden, bu fatura uygulamasından ve hizmetlerinden faydalanılabilir.

e-Arşiv Fatura Kaç Gün İçinde Düzenlenir ?

Sevk irsaliyesi kullanılarak satış yapılıyorsa, e-arşiv faturanın 7 gün içinde düzenlenmesi gerekir.

Hizmet teslimlerinde sevk irsaliyesi kullanılmadığı için e-arşiv faturanın, hizmetin verildiği anda düzenlenmesi şarttır. Yani, 15 Mart tarihinde sisteme girip 1 Mart tarihine e-arşiv fatura kesemezsiniz.

Vergi Usul Kanunu'nun 231/5. maddesinde “Faturanın, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami 7 (yedi) gün içinde düzenlenmesi gerektiği, bu süre içerisinde düzenlenmeyen faturaların hiç düzenlenmemiş kabul edileceği” belirtilmiştir.

e-Arşiv Fatura Nasıl İptal Edilir?

Herhangi bir sebepten dolayı, daha önceden oluşturmuş olduğunuz faturayı iptal etmek isteyebilirsiniz. Nasıl ki kağıt faturalarda iptal ya da iade gibi durumlar söz konusu olabiliyorsa, aynı durum bu fatura için de geçerlidir. E-arşiv faturaları iptal etmek çok uzun ya da zorlayıcı bir süreç değildir.

Eğer faturayı kesmiş olduğunuz alıcı bir şirket ise, bu durumda faturanın oluşturulduğu tarihten itibaren 8 gün içerisinde hem siz faturanızı iptal edebilirsiniz, hem de alıcı iptal ya da iade talebinde bulunabilir. Eğer fatura düzenlenen alıcı bir şahıs ise, ürünü iade etmek istediğinde bunu firmanın şartlarına uygun şekilde gerçekleştirmelidir. Eğer ortada internet üzerinden alınmış olan bir ürün varsa, böyle bir durumda alıcının faturasını çıktısını alması ve iade bilgilerini doldurarak firmaya geri göndermesi gerekmektedir. Eğer fatura düzenlemek için özel entegratörler kullanıyorsanız, bu entegratörler üzerinden hepsi birbirinden farklı olan ve fakat aynı şekilde çalışan iptal ya da iade sekmeleri bulunur.

Yurt Dışına e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

Yurtdışına mal veya hizmet ihracı yapıyorsanız ve bir entegratör aracılığı ile e-Arşiv fatura keseceğiniz durumda herhangi bir limite bakılmadan, alıcı vergi kimlik numarası yerine 10 tane 2 (2222222222) yazılarak işlem yapılır. GİB e-Arşiv Portal üzerinden kestiğiniz e-arşiv faturalarda ise vergi no olarak yine 10 tane 2 (2222222222) yazabilirsiniz.

Şayet mal ihraç ediyorsanız; e-ihracat faturası kullanmalısınız. e-İhracat faturası, yurtdışına yapılan satışlarda ihracat beyannamesiyle gönderilen ürünler için kesilir. Mikro ihracat yapan firmalar ise e-fatura mükellefi olmadığı sürece e-arşiv fatura kesmeye devam edeceklerdir.

e-Arşiv Fatura Kullanmanın Avantajları

e-Arşiv fatura düzenlemenin bilinen en önemli avantajlarından biri, kağıt fatura kesme zorunluluğunun ortadan kalkmış olmasıdır. Söz konusu durum hem işçilik, hem maliyet, hem alan, hem taşıma ve arşivleme gibi işlerin ortadan kalkması ve sonuç olarak hem emekten hem de masraftan tasarruf edilmektedir. Bu temel avantajın dışında, fatura düzenlemenin getirmiş olduğu diğer avantajlar ise şu şekildedir:

• Bu fatura uygulamasına geçmiş olan tüm şirketler kanuni süreler içerisinde tüm faturalarını elektronik ortamda düzenleyebilir ve saklayabilir,
• İstenilen durumlarda bu faturalar kağıda basılarak da kullanılabilir,
• Eğer fatura üzerine “irsaliye yerine geçer” ibaresi yerleştiriliyorsa, ekstradan bir irsaliye düzenlenmesi gerekmez.

e-Arşiv Faturaya Geçmek Zorunlu mu?

Vergi Usul Kanunu bünyesinde yayınlanan 509 sayılı genel tebliğ ile birlikte, bu tebliğde belirtilen şartları taşıyan tüm mükelleflerin en geç 01.01.2020 tarihinde bu fatura sistemine geçmeleri zorunlu kılınmıştır. Söz konusu tebliğde belirtilen şartlar ise şu şekildedir:

• Daha önceden e-fatura uygulamasına kayıt yaptırmış olanlar ve hala kaydı bulunanlar,
• Dijital ortamda ilanları bulunanlar ya da hizmet veren firmalara aracılık edenler,
• Vergi mükellefi olmayan kişilere 1 gün içerisinde 30.000 TL ve üzeri miktarda fatura kesenler,
• Vergi mükellefi olanlara 1 gün içerisinde 5.000 TL ve üzeri fatura kesenler.

Anlık değişikliklerden haberdar olmak ve yeni güncellemelere dair bilgi sahibi olmak için hem sitemizi, hem de Gelir İdaresi Başkanlığının sitesini takip edebilirsiniz.

e-Arşiv Fatura ile e-Fatura Arasındaki Farklar

e-Arşiv fatura ve e-fatura genellikle birbirine karıştırılan fatura türleri olsa da, aralarında belirgin farklar bulunmaktadır. Herhangi bir hataya ya da bir yanlışlığa mahal vermemek adına, söz konusu farkların bilinmesi önemlidir. E-fatura ile arasında bulunan ve bilinmesi gereken farklar şu şekildedir:

• E-fatura yalnızca e-fatura kapsamında bulunan kullanıcılara kesilebiliyorken, e-arşiv fatura ise e-fatura kapsamı dışında kalan firmalara ve şahıslara kesilmektedir,
• E-faturalar alıcılara GİB üzerinden iletilir ve bu sebeple herhangi bir raporlama yapılmasına gerek yoktur, oysa e-arşiv faturalarda, düzenlendiği günü takip eden gün en geç saat 24:00’a kadar GİB’e bir rapor sunulmalıdır,
• E-faturada faturalar GİB sistemi üzerinden alıcılara iletilir fakat e-arşiv faturalar hem elektronik olarak, hem de kağıt olarak alıcılara iletilebilir.

Bu sistem artık hemen hemen tüm işletmeler tarafından kullanılan bir sistem olarak, pek çok açıdan kolaylık sağlamaktadır.

UYARI: Bu İnternet Sitesi içeriğinde yer alan makale ve yazılar Serbest Muhasebeci Mali Müşavir Burak Bayraktar’a ait olup 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu ve 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu kapsamında korunmaktadır. Kaynak göstermeden kullanılamaz.