Verbis Nedir? | Verbis Kayıt Zorunluluğu Olan Mükellefler

Kişisel verilerin işlenmesi, özellikle son yıllarda sıklıkla gündeme gelen bir konu. Avrupa Birliği uyum süreci ile gündeme gelen bu konu önce bir Kişisel Verilerin Korunması Kanunu adında yeni bir kanunun, hemen ardından da Verbis isimli bir sistemin ortaya çıkmasına neden oldu. Söz konusu kanun uyarınca, bu sisteme kayıt yaptırması zorunlu olan işletmeler ve kanun kapsamında istisnai olarak kabul edilen durumlar var. Peki Verbis nedir ve kimler Verbis kayıt zorunluluğu kapsamındadır? Verbis sistemine kayıt olmayanlar için ne gibi yaptırımlar var ve Verbis sistemine nasıl kayıt olunuyor? Bu konu hakkında tüm merak edilenleri sizler için araştırdık ve bu makalede bir araya getirdik...

Verbis Nedir?

Bilindiği üzere günümüzde kişisel veriler gerçek ve tüzel kişiler tarafından işleniyor. İşte bu kişisel verileri işleyenlere yönelik olarak Kişisel Verileri Koruma Kanunu kapsamında bazı yükümlülükler yaratıldı. Bu yükümlülüklerden biri de VERBİS sistemine kayıt olmak. VERBİS, Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi anlamına geliyor. Bu sistem sayesinde gerçek ve tüzel kişiler işledikleri verilerle ilgili olarak tüm bilgileri tanımlamak zorunda. Örneğin veri işleme bilgilerinin kategorik olarak işlenmesi, verilerin işlenmesinden sorumlu kişilerin açıklanması ve kişisel verilerin korunması adına ne gibi yöntemler geliştirildiği gibi konuların tamamını beyan etmek artık zorunlu. Bu zorunluluğu yerine getirmeyen şirketler için de bazı yaptırımlar uygulanması söz konusu.

Vatandaşlar VERBİS sistemi üzerinden arama yaparak, hangi şirketin verilerini ne şekilde işlediğini görebiliyor. Benzer durum kamu kurumları için de geçerli. 1 Ekim 2018 tarihi itibariyle uygulamaya konan VERBİS, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından geliştirildi. Şimdi “Verbis nedir?” sorusu dışında kalan diğer konulara bakalım...

Verbis Kayıt Zorunluluğu

6668 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda, Verbis sistemine kayıt olunması zorunlu olan sorumlular ile birlikte zorunluluğu bulunmayan istisnalar da belirtilmiştir. Buna göre;

• Yıllık çalışan sayısı 50’nin üzerinde olan ya da yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’nin üzerinde olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları,
• Yurt dışında yerleşik bulunan gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları,
• Yıllık çalışan sayısı 50’den ve yıllık mali bilanço toplamı da 25 milyon TL’den az olan fakat esas faaliyet konusu özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları,
• Kamu kurum ve kuruluşlarının veri sorumluları
• Ayrıca doktor, diş hekimi, diyetisyen, psikolog, psikoterapist, psikoanalist, fizyoterapist, optisyen vb. özel muayenehanesinde sağlık hizmeti sunan gerçek kişiler, eczaneler, hastaneler, poliklinikler, tıp merkezleri, diyaliz merkezleri, estetik merkezleri, rehabilitasyon merkezleri, tanı-tetkik ve görüntüleme merkezleri, paramedikal insan sağlığı hizmeti sunan gerçek veya tüzel kişiler, sağlık hizmet sunucuları, zihinsel engellilik veya madde bağımlılığına yönelik hizmet sunan gerçek veya tüzel kişiler, tıbbi tahlil laboratuarları gibi meslekler ve kurumlar

Verbis sistemine kayıt yaptırmak zorundadır.

Verbis Kayıt Zorunluluğu Olmayan Mükellefler

Kayıt yaptırma zorunluluğu olan tüm bu veri sorumlularının dışında, Verbis sistemine kayıt yaptırmak zorunda olmayan istisnalar ise şu şekilde belirlenmiştir:

• Siyasi partiler,
• Noterler,
• Herhangi bir veri kayıt sistemine dahil olmakla birlikte, otomatik olmayan koşullar ile veri işleyenler,
• Avukatlar,
• Arabulucular,
• Amacına uygun olarak kendi bünyesinde veri işleyen ve ilgili kanunlara göre kurulmuş olan vakıf, sendika ve dernekler,
• Gümrük müşavirleri,
• Yıllık çalışan sayısı 50’den ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olan, esas faaliyet alanı ise özel kişisel veri işleme olmayan tüzel ve gerçek kişiler,
• Serbest muhasebeci mali müşavirler,
• Yeminli mali müşavirler.

Tüm bunların dışında; yıllık çalışan sayısı 50’nin üzerinde olan ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den fazla olan veri sorumluları için ve aynı zamanda yurt dışında yerleşik olan veri sorumluları için 30.09.2020 olarak belirlenen son kayıt tarihi 31.12.2021 tarihine kadar uzatıldı. Bir diğer yandan yıllık çalışan sayısı 50’nin altında ve yıllık mali bilanço toplamı da 25 milyon TL’nin altında olmakla birlikte, esas faaliyet konusu özel niteliği bulunan kişisel verileri işlemek olan veri sorumlularının ve kamu kurum ve kuruluşlarının 31.03.2021 tarihi itibariyle sona eren kayıt süresi de, yine 31.12.2021 tarihine kadar uzatılmıştır.

Verbis’e Kayıt Olunmazsa Ne Olur?

Verbis kayıt zorunluluğu olan mükelleflerin zorunluluğu olduğu halde kayıt olmaması durumunda idari para cezası uygulanır. Uygulanacak olan idari para cezası 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 18. maddesi uyarınca 2021 yılı için 39.337 TL ve 1.966.862 TL arasında değişkenlik göstermektedir. Bu yüzden yükümlülerin bu gibi idari para cezaları ile karşılaşmamak adına, verileri işlemeye başlamadan önce Verbis sistemine kayıt olmaları zorunludur.

Bir diğer yandan kişisel verileri işleyen şirketlerin Verbis sistemine kayıt olmamasının yanı sıra, kişisel verileri yok etmemesi durumunda, konu Ceza Muhakemesi Kanunu kapsamına giriyor. Yani işlenen kişisel veri yok edilmesi gereken bir veri ise, bu durumda verileri işleyenler hakkında 2 yıldan 4 yıla kadar hapis istemi ile dava açılması gibi bir durum söz konusu olabiliyor. Bu noktaya kadar “Verbis nedir?” ve “Verbis kayıt olma zorunluluğu” gibi konulara baktık. Şimdi de nasıl kayıt olunur buna bakalım...

Verbis’e Nasıl Kayıt Olunur?

Verbis kayıt işlemleri için öncelikle www.verbis.kvkk.gov.tr adresine gitmeniz gerekiyor. Bu adrese gittikten sonra izlemeniz gereken adımlar şu şekilde:

• Site üzerinde yer alan “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” butonuna tıklayın,
• Açılan sayfada “Giriş Yap” butonunun hemen altında bulunan “Kayıt Ol” butonuna tıklayın,
• Karşınıza çıkacak olan sayfada yurt içinde yerleşik gerçek ya da tüzel kişi, yurt dışında yerleşik gerçek ya da tüzel kişi ve kamu kurum ve kuruluşları olmak üzere 3 farklı grup çıkacak; burada hangi grupta yer alıyorsanız, onu işaretlemeniz gerekiyor,
• Son olarak burada sizden istenen diğer bilgileri de doldurduktan sonra kayıt işlemini tamamlayabilirsiniz.

Verbis sistemine kayıt olurken sizden verileri işleme faaliyetleri ile ilgili bazı bilgiler istenecektir. Bu bilgilerden öne çıkanlarını ise şu şekilde listelemek mümkün:

• Veri sorumlusunun ya da temsilcisinin adres ve kimlik bilgileri,
• Kişisel verilerin ne amaçla işleneceğinin bilgisi,
• Verileri işlenecek olan kişi gruplarının ve bu grupta yer alan kişilere dair işlenecek verilerin kategorileri hakkındaki bilgiler,
• Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı ya da alıcı gruplarının bilgisi,
• Yabancı ülkelere aktarılması öngörülen kişisel verilerin bilgisi,
• Kişisel verilerin korunması adına alınmış olan önlemlerin bilgisi,
• Kişisel verilerin işlenme amacı içi gerekli olan maksimum süre.

Yukarıda belirtilen adımları takip etmek ve sizden istenen bilgileri eksiksiz bir şekilde girmek, Verbis sistemine kayıt olmanız için yeterli olacaktır.

Verbis kayıt sistemi ile ilgili tüm bu verilerden hareketle, konunun detaylarının iyice araştırılması ve yükümlü kılınmış olan şirketlerin Verbis sistemine kayıt olması büyük önem taşıyor. Şirketinin hangi kapsamda olduğu, verileri hangi amaçlarla işlediği, kayıt olma zorunluluğunun olup olmadığı gibi tüm konularda kafa karışıklığı bulunan şirketlerin, bu konuları açıklığa kavuşturmak adına bir mali müşavir ile çalışması da büyük önem taşıyor. Dolayısıyla siz de bütün bir Verbis kayıt sürecini profesyonel bir ekip ile yönetmek isterseniz, bunun için iletişim kanallarımız üzerinden bize ulaşmanız yeterli.

Bu makalede “Verbis nedir?” sorusunun cevabını araştırdık. Konuyla ilgili güncel gelişmeler hakkında bilgi sahibi olmak için bizi takip etmeye devam edin...


UYARI: Bu İnternet Sitesi içeriğinde yer alan makale ve yazılar Serbest Muhasebeci Mali Müşavir Burak Bayraktar’a ait olup 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu ve 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu kapsamında korunmaktadır. Kaynak göstermeden kullanılamaz.